بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از داده ها و اطلاعات مرتبط به یک موضوع است به طوریکه به آسانی می توان این داده ها را بازیابی و ویرایش نمود.

نرم افزارهای سیستم مدیریت پایگاه داده همچون Access ابزاری برای تولید بانک های اطلاعاتی و مدیریت آنها هستند.این نرم افزارها امکاناتی را فراهم می کنند تا بتوان انواع متفاوت داده ها را ذخیره سازی، ویرایش و یازیابی نمود.بازیابی اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفید از داده های بانک اطلاعاتی در قالب های مختلف مثل فرم، گزارش و غیره است.

Access به عنوان یکی از این نرم افزارها، اطلاعات را به صورت جداولی شامل سطرها و ستون ها مانند آن چه در کار برگ های Excel دیده اید، سازماندهی می کند.بسته به موضوعی که بانک اطلاعاتی برای آن طراحی می شود، ممکن است بانک اطلاعاتی یک دانشگاه، ذخیره شود.