شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی

دفترخانه را درواقع می توان یک مکانی به شمارآورد که به طور کامل با مردم و اموال انها سروکار دارد.

بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی
۱) یک دفتر خانه را می توان به قسمت های مختلفی تقسیم کرد که در این قسمت به این موارد اشاره کرده و هر کدام را به طور مختصر شرح می دهیم :

۱- رییس دفتر خانه
۲- قسمت ثبت تقاضاها
۳- قسمت تکمیل مدارک
۴- قسمت پرونده سازی برای متقاضی
۵- قسمت ثبت پرونده
۶- قسمت بایگانی

رییس دفتر خانه :
رییس یک دفتر خانه در واقع کسی است که بر کار تمام کارمندان نظارت دارد و روابط بین انها را بر قرار می سازد.
رییس دفترخانه همیشه کارهای اصلی را انجام می دهد که از جمله کارهای او می توان به امضای اخر ان ثبت یا سند متقاضی اشاره کرد که هم در اول و هم در اخر پرونده صورت می گیرد.

قسمت ثبت تقاضاها :

وظیفه کارمندان در این قسمت این است که تقاضای متقاضیان را که یکی ازهمان مواردی است که قبلا گفته شده ثبت کنند تا به مرحله بعد نزدیکتر شود این عمل ثبت کردن که در هر صورتی توسط کارمندان صورت میگیرد به دو نوع تقسیم می شود که بستگی به پیشرفتگی و به روز بودن ان دفترخانه دارد که این دو قسمت عبارتند از :
۱) ثبت کامپیوتری
۲) ثبت دستی

ثبت کامپیوتری :
تقاضا در این نوع سبک از طریق کارمندان به وسیله کامپیوتر صورت میگرد و این روش دارای سرعت بالا و هزینه کمتری میباشد و کارمندان راحت تر عمل ثبت را انجام می دهند.

ثبت دستی :
این روش هم به همان صورت توسط کارمندان صورت می گیرد با این تفاوت که دیگراز کامپیوتر استفاده نمی شود و ثبت در دفترهای بزرگ و مخصوص ثبت صورت می گیرد و این روشی است که بسیار کند است و مدت زمان زیادی برای این کار باید صرف شود.

قسمت تکمیل مدارک :
در این قسمت با توجه به تقاضاهای افراد برای هر تقاضا معمولا یک سری مدارک جداگانه نیاز است ، که باید افراد در اختیار دفترخانه قرار دهند به عنوان مثال برای انتقال سند مالکیت هر دو طرف یعنی فروشنده و خریدار موظف هستند که مدارکی از جمله شناسنامه ، کپی سند و مدارک ملک از جمله گواهی عدم خلاف که باید از شهرداری گرفت را در اختیار دفترخانه قرار دهند ودراین قسمت مدارک به صورت کلی چک می شوند تا کم وکاستی یا اشکالی در مدارک نسبت به ملک فوق وجود نداشته باشد و مدارک باید با ملک مطابقت داشته باشد و بعد از این مرحله پرونده به مراحل بعدی ارجاع می شود.

فهرست پروژه:

• شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی
• بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی
• رییس دفتر خانه
• قسمت ثبت تقاضاها
• ثبت کامپیوتری
• ثبت دستی
• قسمت تکمیل مدارک
• قسمت پرونده سازی
• قسمت ثبت پرونده
• قسمت بایگانی
• چارت سازمانی دفتر خانه اسناد رسمی
• نمودارهای DFD فیزیکی
• شناسایی موجودیت ها
• فرم تشریح خطوط جریان ارتباطی
• فرم جریان داده
• فرم (ارائه مدارک)
• فرم جریان داده
• فرم   (دریافت گواهی امضا)
• فرم ذخیره داده
• فرم ذخیره داده (مبلغ دریافتی)
• فرم ذخیره داده (پرونده)
• DFDهای منطقی
• ماتریس ارتباط بین موجودیت ها
• فرهنگ داده ها (DATA DICTIONARY)
• جدول tblCustomer (مشتری)
• جدول tblAmoun (دریافت مبلغ)
• جدول tblGavahiEmza (گواهی امضا)
• جدول tblMadarek (مدارک)
• جدول tblSanad (سند)
• جدول tblFile (پرونده)
• جدول tblEstelam (استعلام)
• جدول tblPersonnel (پرسنل)
• نمودار ER منطقی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی
• نمودار ER فیزیکی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی
• شرح پردازش ها